Pour intégrer le programme de l'EDTSS, une activité doctorale doit rencontrer les conditions suivantes :
- Le comité d'organisation doit se composer de personnes affiliées à (au moins) deux universités différentes. Il n'existe pas d'autres contraintes de statut. L'EDTSS encourage les activités organisées par les doctorant-e-s.
- L'activité doit être accessible à tou-te-s les doctorant-e-s de l'EDTSS. Elle ne peut donc pas être réservée aux membres d'un laboratoire, ni être soumise à une inscription payante. Le comité d'organisation peut par contre exiger une inscription préalable et/ou limiter le nombre de participant-e-s. L'EDTSS peut faciliter une telle inscription en fournissant un formulaire en ligne dédié.
- Le comité d'organisation s'engage à rencontrer les exigences du FNRS concernant la formation doctorale, qui impliquent de comptabiliser le nombre exact de personnes ayant effectivement participé à l'activité et, en son sein, le nombre de doctorant-e-s parmi les participant-e-s. Si l'activité s'étale sur plusieurs journées, les deux effectifs sont établis pour chaque date. Au terme de l'activité, le comité d'organisation transmet complète la fiche descriptive de l'activité et la transmet au secrétariat de l'EDTSS.
Les demandes d'intégration du programme de l'EDTSS sont soumises par email à son porte-parole.
Intégrer le programme de l'EDTSS ne donne pas systématiquement droit à un soutien financier. Une page séparée est dédiée aux modalités de financement des activités doctorales.